Privacyverklaring

Wie is verantwoordelijk?

Roso Financiële Diensten B.V. is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens bij onze eigen dienstverlening. Ons adres is Poststraat 1, 6135 KR Sittard, Nederland. Wij zijn ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 87895714. U bereikt ons via contact@rosofd.nl of 085 - 400 76 46.

Ricardo Roso, de eigenaar, is uw privacycontact en behandelt onze privacyverzoeken. Deze verklaring gaat over klanten, geïnteresseerden en bezoekers van onze website. Laatst bijgewerkt: 13 oktober 2026.

Welke gegevens gebruiken wij?

Voor onze klanttrajecten ontvangen wij persoonsgegevens van onze klanten. Als een klant gegevens over een partner, kind of andere medeverzekerde aanlevert, verwerken wij die alleen wanneer die persoon zelf ook klant is. Welke informatie nodig is, hangt af van uw vraag en de afgesproken dienstverlening. Wij gebruiken contactgegevens, inkomensgegevens, hypotheek- en financieringsgegevens, gegevens over bestaande financiële verplichtingen, polisgegevens en de voor het traject benodigde identiteitsdocumenten. Ook maken wij tekstverslagen van persoonlijke en telefonische gesprekken. Voor het digitaal aanleveren van inkomens- en identiteitsgegevens gebruiken wij Ockto.

Op identiteitskopieën is het BSN afgeschermd. Wij ontvangen of gebruiken ook buiten deze kopieën geen BSN. RFD ontvangt of bewaart zelf geen medische of strafrechtelijke gegevens. Wij nemen gesprekken niet op en gebruiken op kantoor geen cameratoezicht dat klanten of bezoekers opneemt.

Deel alleen informatie die voor uw vraag nodig is. Voor vertrouwelijke klantdocumenten spreekt u met uw adviseur af welke stukken nodig zijn en hoe u die veilig aanlevert. WhatsApp Business gebruiken wij uitsluitend voor korte vragen en afspraken.

Waarvoor gebruiken wij uw gegevens?

Wij gebruiken uw gegevens om uw vraag te bespreken, afspraken te plannen, adviesgesprekken online te voeren, documenten digitaal te ondertekenen, adviesberekeningen te maken en de afgesproken advies-, bemiddelings- en beheerwerkzaamheden uit te voeren. Ook hebben wij gegevens nodig voor onze administratie en voor het zorgvuldig vastleggen van het klanttraject.

De juridische reden voor een verwerking noemen wij de grondslag. Wij gebruiken de volgende grondslagen, voor zover die op de betreffende verwerking van toepassing zijn:

• Voorbereiding en uitvoering van onze overeenkomst: informatie die nodig is voor de dienstverlening die u vraagt, waaronder afspraken, adviesberekeningen, aanvragen en bijbehorend klantcontact.
• Wettelijke verplichting: de informatie die wij moeten vastleggen of bewaren voor onze financiële administratie en de wettelijke regels die gelden voor onze dienstverlening.
• Gerechtvaardigd belang: noodzakelijke gegevens om overige vragen te beantwoorden, onze systemen te beveiligen, misbruik te onderzoeken of onze rechten in een concreet geschil te beschermen. Wij moeten daarbij uw privacybelang meewegen.
• Toestemming: als wij voor een aanvullende verwerking toestemming vragen, leggen wij vooraf uit waarvoor. U kunt die toestemming weer intrekken; eerdere rechtmatige verwerking wordt daardoor niet onrechtmatig.

Gegevens die nodig zijn voor uw traject

U bepaalt welke gegevens u aanlevert. Zonder informatie die noodzakelijk is voor een advies, aanvraag of wettelijke verplichting kunnen wij dat onderdeel van de dienstverlening mogelijk niet uitvoeren. Wij bespreken met u welke gegevens in uw situatie nodig zijn.

Met welke partijen delen wij gegevens?

Voor uw traject kunnen wij noodzakelijke gegevens delen met hypotheekverstrekkers, kredietaanbieders, zakelijke financiers, verzekeraars en serviceproviders. Voor de financiële administratie delen wij de daarvoor benodigde informatie met onze accountant. Welke partij informatie ontvangt, hangt af van uw aanvraag of de betreffende werkzaamheden; niet iedere partij ontvangt uw hele dossier.

Partijen zoals hypotheekverstrekkers, kredietaanbieders, zakelijke financiers en verzekeraars kunnen ook zelf verantwoordelijk zijn voor hun eigen gegevensverwerking. Hun privacy-informatie licht die verwerking toe. Met leveranciers die persoonsgegevens in onze opdracht verwerken, maken wij verwerkersafspraken.

De systemen en leveranciers die wij gebruiken

Wij gebruiken GetMoreSystems voor klantdossiers en de Digikluis-klantomgeving. Voor adviesberekeningen gebruiken wij Hypact Advisor van Yellowtail. Voor zakelijke e-mail gebruiken wij Microsoft 365 en TransIP; onze e-mail wordt opgeslagen bij TransIP. TransIP Webhosting Core verzorgt de hosting van deze website.

Onze accountant voert de boekhouding in Exact Online. Voor korte vragen en het maken van afspraken gebruiken wij WhatsApp Business via de officiële WhatsApp Desktop-app. Wij versturen geen nieuwsbrieven of aanbiedingen via e-mail, sms of WhatsApp.

Voor het digitaal aanleveren van inkomens- en identiteitsgegevens gebruiken wij Ockto. Binnen het Ockto-proces ziet u welke gegevens u deelt en geeft u daar actief goedkeuring voor. RFD gebruikt de ontvangen gegevens voor de afgesproken dienstverlening. De privacyverklaring van Ockto licht de verwerking binnen die dienst toe. Adviesgesprekken kunnen online plaatsvinden, bijvoorbeeld via Microsoft Teams.

WhatsApp Business en internationale verwerking

Bij contact via WhatsApp Business verwerken wij uw telefoonnummer en de inhoud van uw korte vraag of afspraakbericht. Gebruik dit kanaal niet voor loonstroken, polissen, identiteitsbewijzen of andere vertrouwelijke klantdocumenten. U kunt ook bellen of e-mailen. Wij maken geen cloudback-up van onze WhatsApp-gesprekken.

WhatsApp verwerkt daarnaast gegevens volgens zijn eigen voorwaarden en privacybeleid. WhatsApp beschrijft verwerking in de Verenigde Staten en andere landen. Voor Europese klantcontactgegevens noemt WhatsApp Ireland in zijn doorgiftevoorwaarden onder meer het EU-US Data Privacy Framework en, waar van toepassing, standaardcontractbepalingen. Hierbij kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) worden verwerkt.

De toepasselijke waarborgen hangen af van de dienst en de verwerking. U kunt via contact@rosofd.nl informatie vragen over onze leveranciers en de toepasselijke doorgiftewaarborgen. De WhatsApp-voorwaarden vindt u bij de links onderaan deze pagina.

Hoelang bewaren wij gegevens?

Wij hanteren de onderstaande bewaartermijnen. De termijn voor een klantdossier is ons bewaarbeleid; zeven jaar is geen algemene wettelijke bewaarplicht voor ieder persoonsgegeven. Voor gegevens die niet meer nodig zijn, geldt dat wij ze niet langer mogen bewaren dan noodzakelijk.

• Klantdossiers: zeven jaar na het einde van de klantrelatie. Na afloop vindt automatische verwijdering plaats.
• Informatieverzoeken die niet tot een klantrelatie leiden: twee jaar na het laatste contact met de geïnteresseerde.
• WhatsApp-gesprekken over korte vragen en afspraken: maximaal twee jaar na het laatste WhatsApp-contact met de klant. Na afloop vindt automatische verwijdering plaats.
• Financiële administratie: de daarvoor geldende fiscale bewaarplicht. Voor de basisadministratie geldt in het algemeen zeven jaar vanaf het moment waarop de gegevens niet meer actueel zijn. Dit is een andere termijn dan de termijn vanaf het einde van een klantrelatie.
• Technische websitegegevens: alleen zolang nodig voor het leveren en beveiligen van de website en het onderzoeken van concrete storingen of misbruik. De hostingdienst bepaalt mede de technische opslag en verwijdering.

Toegang en beveiliging

Binnen RFD hebben alleen de adviseur van de betreffende klant en medewerkers van de backoffice toegang tot klantdossiers. Voor toegang gebruiken wij tweestapsverificatie: naast een wachtwoord is een extra code of app nodig.

Wij werken met toegangsbeperkingen en leveranciersafspraken om persoonsgegevens te beschermen. Stuur niet uit eigen beweging een identiteitsbewijs, BSN, medische informatie of een volledig financieel dossier naar het algemene e-mailadres. Bespreek eerst de benodigde stukken en de aanleverroute met uw adviseur.

Een bericht via het contactformulier

Bij het contactformulier gebruiken wij uw naam, e-mailadres, eventueel telefoonnummer, het gekozen onderwerp en uw bericht om uw vraag te behandelen. U kunt geen bijlagen meesturen. Gebruik het formulier niet voor identiteitsbewijzen, medische gegevens, loonstroken, volledige klantdossiers of schadedocumenten.

Uw bericht wordt door de website via een beveiligde verbinding aan Microsoft 365 aangeboden voor verzending naar contact@rosofd.nl. Uw e-mailadres wordt als antwoordadres gebruikt, zodat wij op uw vraag kunnen reageren. De formuliermodule bewaart de berichtinhoud niet in een eigen website-database of in browseropslag.

Voor beveiliging en beperking van misbruik gebruiken wij een tijdelijk sessietoken en een afgeschermde sleutel die van het IP-adres wordt afgeleid. De beveiligingsbestanden bevatten geen berichtinhoud of leesbaar IP-adres. De hostingdienst en maildienst kunnen eigen technische gegevens verwerken. Hun feitelijke log- en bewaarinrichting blijft onderdeel van onze leverancierscontrole.

Een vraag die niet tot een klantrelatie leidt, valt onder de termijn van twee jaar na het laatste contact met de geïnteresseerde. Als correspondentie onderdeel wordt van het noodzakelijke klantdossier, beoordelen wij haar bewaring binnen dat dossier. Verzendacceptatie door de maildienst is nog geen bewijs dat een bericht in de inbox is aangekomen.

Websitebezoek, cookies en externe links

RFD gebruikt geen eigen analytics- of advertentiemodule op deze website. Er is geen eigen klantaccount of uploadfunctie. Het contactformulier is bedoeld voor algemene vragen. Voor het leveren van een pagina ontvangt de webserver technische verzoekgegevens, zoals een IP-adres. De host kan technische loggegevens verwerken voor de werking en beveiliging van de hosting.

Een afspraak plant u via de externe Microsoft-afspraakomgeving. Een schade meldt u via de bestaande PolisApp-omgeving. De knop Inloggen opent de Digikluis van GetMoreSystems. Deze diensten worden pas geopend wanneer u hun link volgt; hun privacy-informatie geldt voor hun eigen verwerking. Een externe route neemt onze verantwoordelijkheid voor onze eigen dienstverlening niet weg.

Wanneer het contactformulier beschikbaar is, gebruikt het een functionele sessiecookie voor beveiliging tegen ongewenste verzoeken. Het formulier slaat uw bericht niet op in browseropslag. Op onze cookiepagina leest u meer over deze techniek. Als later een meetdienst of andere koppeling wordt toegevoegd, passen wij deze informatie daarop aan.

Op de homepage laden wij automatisch een scoreafbeelding van Advieskeuze. Uw browser maakt hiervoor verbinding met cdn.advieskeuze.nl; deze dienst ontvangt technische verzoekgegevens, waaronder uw IP-adres en browsergegevens, en kan eigen cookies gebruiken. Er wordt geen extern script of frame voor deze afbeelding geladen. Wij sturen geen contactformulier- of hypotheekgegevens naar Advieskeuze. Klikt u op de afbeelding, dan opent de website van Advieskeuze met haar eigen informatie en instellingen. Met het kruisje sluit u de widget. Alleen die sluitkeuze wordt voor de tabsessie in sessionStorage bewaard, onder de naam rfd_advieskeuze_closed. Bij herladen of terugkeren in dezelfde tab wordt de afbeelding dan niet opnieuw geladen. Sluiten maakt eerdere verzoeken aan de dienst niet ongedaan.

Menselijke beoordeling

Hypact Advisor ondersteunt onze adviesberekeningen. RFD neemt zelf geen volledig geautomatiseerde beslissingen over klanten zonder menselijke beoordeling. Een hypotheekverstrekker, kredietaanbieder, zakelijke financier of verzekeraar beoordeelt een aanvraag volgens zijn eigen werkwijze; raadpleeg voor die verwerking de informatie van de betreffende aanbieder.

Uw privacyrechten en hoe u een verzoek doet

U kunt vragen om inzage in uw persoonsgegevens, om onjuiste gegevens te corrigeren, om verwijdering of om beperking van de verwerking. Waar dat recht geldt, kunt u vragen om gegevensoverdracht of bezwaar maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang. Toestemming kunt u intrekken. Verwijdering is bijvoorbeeld niet altijd mogelijk als wij bepaalde gegevens wettelijk moeten bewaren.

Stuur uw verzoek naar contact@rosofd.nl, ter attentie van Ricardo Roso. Beschrijf op welke gegevens of situatie het verzoek betrekking heeft. Wij kunnen uw identiteit op een passende manier controleren; stuur niet ongevraagd een volledige identiteitskopie.

Wij reageren zonder onnodige vertraging en uiterlijk binnen één maand na ontvangst. Bij een complex verzoek of meerdere verzoeken kan de termijn met maximaal twee maanden worden verlengd. Wij laten u dan binnen de eerste maand weten waarom meer tijd nodig is. Als wij een verzoek niet kunnen uitvoeren, leggen wij de reden en de mogelijkheden om daartegen op te komen uit.

Een privacyklacht of wijziging van deze verklaring

Bespreek een privacyklacht met Ricardo Roso via contact@rosofd.nl. U kunt ook rechtstreeks een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Een link naar de AP staat hieronder.

Als onze werkwijze of de gebruikte diensten veranderen, passen wij deze verklaring aan. De datum bovenaan vermeldt de laatste wijziging.

Hypotheekrekentool en contact na uw indicatie

De hypotheekrekentool rekent in uw browser. U kunt de berekening als PDF downloaden zonder naam, e-mailadres of telefoonnummer op te geven. Berekenen en downloaden sturen uw inkomens, verplichtingen, woninggegevens en hypotheekindicatie niet naar RFD. De tool schrijft de rekeninvoer niet naar cookies of browseropslag. De gedownloade PDF wordt door u op uw eigen apparaat bewaard.

RFD haalt voor de automatische rekenrente openbare tarieven op vanaf hypotheek-rentetarieven.nl. Dit gebeurt via de server en een cache; de rentebron ontvangt uw rekeninvoer en contactgegevens niet.

Na de indicatie kunt u vrijwillig vragen om contact. Alleen wanneer u het contactvakje aanvinkt en het verzoek verstuurt, deelt u uw naam, e-mailadres, telefoonnummer en de rekeninvoer van de getoonde berekening met RFD. Daaronder vallen de ingevulde inkomens, verplichtingen, woningwaarde en energielabel, de gekozen rente en de bijbehorende berekeningsgegevens. Bij het contactvakje staat dat de berekening wordt meegestuurd. Het doel is uw contactverzoek behandelen en de berekening met u bespreken; er volgt geen nieuwsbriefinschrijving of marketingtoestemming uit.

De website ontvangt uw verzoek via een beveiligde verbinding, controleert de rekeninvoer en berekent de indicatie opnieuw. Zij maakt daarvan een PDF-bijlage voor de e-mail naar contact@rosofd.nl via Microsoft 365, zodra de websitekoppeling is ingericht. De website slaat de PDF en rekeninvoer niet in een eigen database of als bestand op de webserver op. Het bericht met de PDF wordt wel verwerkt in onze e-mailomgeving. Er wordt geen aparte PDF-mail naar u verzonden. U kunt geen eigen bestanden uploaden via deze route.

Voor het contactverzoek geldt dezelfde functionele sessiecookie en beveiliging als voor het algemene contactformulier. Bij een prospect bewaren wij het verzoek en de meegestuurde berekening volgens ons opgegeven beleid maximaal twee jaar na het laatste contact. Als deze correspondentie deel wordt van het noodzakelijke klantdossier, beoordelen wij haar bewaring binnen de daarvoor beschreven dossiertermijn. De inrichting en uiteindelijke privacyreview blijven afzonderlijk te controleren.

Veelgestelde vragen

Verder lezen